学生団体では仕事をどう管理する？メドキャリで実践する「全体ミーティング」
学生団体で、メンバーの仕事を把握したいとき、他のメンバーに知らせたい重要な事項があるとき、必要になっているのが進捗状況を把握できる場づくりです。学生団体メドキャリでは、月に一度「全体ミーティング」と称して、全員で集まり各グループ、メンバーの状況を共有し合っています。
進捗の共有が必要な理由
メドキャリが月1回の全体ミーティングを開始したのは2019年4月からです。それ以前は団体規模が10名以下と小さく、小さな議題が生まれ次第ミーティングを行なっていました。
しかしメンバーの数が20名、30名と増るにつれて、誰がどんな仕事をしているのか把握できなくなったり、本来なら協力し合える仕事を別々で行うなど、非効率な状態も生まれていました。
また組織体制や今後のビジョンを共有し、全員で同じ方向を向いて組織を動かしていくためにも、月に1回全メンバーが顔を合わせる機会は大切と言えます。
メドキャリが全体ミーティングで行なっていること
ミーティングは、メドキャリのVision Mission Value、行動指針を改めて全員で確認するところから始まります。
理念や行動指針はメンバーに浸透し、行動として現れて初めて意味を成すため、全員がVision Mission Valueおよび行動指針を覚えられるよう、毎回繰り返しています。
各局の進捗状況発表
メドキャリは図のように5つの局を編成し、それぞれの局に局長とメンバーが在籍しています。局長がそれぞれの局で今月行なった仕事を発表し、他の局のメンバーから意見をもらったり、協力すべき仕事があれば協働します。また、局の人員募集もこの場で行います。
各企画の進捗状況発表
看護学生向けのイベントや、医学生向けの病院見学イベントなど、メドキャリでは日々様々な企画がメンバー発で立ち上がっています。
一つ一つの企画で上がった問題点や改善策をシェアすることで、全ての企画の底上げ担っています。また進捗状況を毎月発表することで、ほどよい緊張感を持ち企画を停滞させることなく進めることができます。
アイディアソン
局や企画の仕事の報告だけではなく、各メンバーが今月学んだことや自分の強みを発表する「アイディアソン」も行なっています。図のフォーマットに記載し、一人1分で発表することで、今月学んだことのシェアが行えます。
自分の学びを全体にシェアすることで、他のメンバーもその強みを吸収でき、学びの循環が生まれています。
ペアミーティングのグループ分け
最後に、来月のペアミーティング（二人一組で月1回、決められたテーマについて意見交換する場）のグループ分けをし、話し合いのテーマを決めて終了です。ペアミーティングの具体的な内容はリンクの記事をご覧ください。
以上、全体ミーティングの仕組みや方法をご紹介しました。このミーティングのために各メンバーが資料を準備したり、企画を進めてくることで、全ての局、企画の進捗状況が把握でき、各自の仕事も滞ることなく進んでいるのです。団体の代表者のかたは、ぜひ参考にしてみてください。
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